邮件归档的核心功能

邮件归档的核心功能

一套成熟的邮件归档系统(无论是企业级工具还是个人工具)，通常具备以下核心功能：

全自动采集：无需人工干预，通过 SMTP/IMAP 协议、API 接口(如对接企业微信邮箱、腾讯企业邮、Outlook 365 等)，实时或定时抓取所有收发邮件(包括正文、附件、收发时间、邮件头信息等)。

不可篡改存储：采用 “写后只读”(WORM，Write-Once-Read-Many)技术或区块链存证(部分高级系统)，确保归档后的邮件无法被修改或删除，满足法律对 “原始证据” 的要求。

多维度索引与检索：支持以下检索维度，实现高效定位：

基础维度：发件人、收件人、抄送 / 密送、主题、发送时间;

内容维度：正文字符串、附件文件名 / 内容(如 PDF、Word 中的文字);

高级维度：邮件大小、邮件类型(普通邮件 / 带附件邮件)、邮件状态(已读 / 未读)。

权限管理：按角色分配访问权限(如管理员可查看所有归档邮件，普通员工仅可查看自己的归档邮件，审计人员仅可查看指定范围邮件)，防止越权访问。

长期存储与生命周期管理：支持按合规要求设置存储周期(如金融行业需保存 5-10 年)，到期后自动触发 “归档清理” 或 “永久归档” 流程，避免无效数据占用存储资源。

导出与举证：支持将归档邮件按标准格式(如 EML、PDF)导出，并生成包含 “归档时间、完整性校验码” 的举证报告，确保导出文件可作为法律证据。

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